Menangani Pelanggan yang Sulit

Livestockreview.com, Bisnis. Dalam bisnis, pelanggan adalah raja.Kata-kata itu selalu terngiang di benak para pelaku bisnis yang ingin usahanya tumbuh dengan pesat. Mengerti kemauan pelanggan dan mampu memanjakan mereka hampir selalu menjadi sebuah keniscayaan bagi yang ingin sukses.

Akan tetapi, tidak semua pelanggan mampu mengutarakan keluhan, kritik, maupun sarannya dengan bijak kepada kita.  Kurt Newman, seorang pakar penjualan mengungkapkan tip-tip penting yang memungkinkan kita dengan lebih mudah menangani kasus-kasus yang melibatkan pelanggan-pelanggan dengan kepribadian yang lebih sulit dan rumit dari kebanyakan orang.

Jangan ditanggapi dengan emosional
Kesabaran menjadi poin penting di sini. Menghadapi seorang pelanggan yang sulit acap kali membuat kita kehilangan kesabaran. Mereka boleh saja berkata-kata kasar dan bernada tinggi atau mengirimkan sebuah SMS bernada provokatif kepada kita. Namun kita tidak seharusnya berbuat serupa pada mereka (walaupun sebenarnya kita bisa). Selalu ingat bahwa dengan bereaksi secara emosional terhadap ucapan pelanggan, kita hanya akan menambah rumit keadaan. Merespon secara reaktif hanya akan membuat akal sehat kita melemah dan akhirnya tidak bisa berpikir jernih. Akan lebih parah lagi jika respon reaktif kita akan menyulut percekcokan dengan pelanggan dan menimbulkan perdebatan yang sebenarnya tidak rasional dan tidak relevan dengan inti masalah yang sebenarnya.

Pujilah pelanggan
Berikan pujian kepada pelanggan karena mereka telah melakukan upaya untuk menghubungi kita. Hargai usaha itu karena pada dasarnya masukan mereka walaupun menyakitkan pastinya akan memberikan kontribusi positif bagi perbaikan produk atau jasa yang kita tawarkan ke pasar. Jadi alangkah baiknya jika kita memberikan pengarahan bagi pegawai di jajaran terdepan (front liners) yang berhubungan langsung dengan pelanggan untuk bisa memuji pelanggan terutama yang sulit untuk dihadapi dengan memberikan pujian terlebih dahulu.

Dengarkan pelanggan dengan sungguh-sungguh
Kebanyakan dari kita mungkin hanya mendengarkan pelanggan dengan sepintas, atau bahkan lebih buruk lagi, kita berpura-pura mendengarkan dan mengerti apa masalah mereka. Strategi usang dengan menutup diri kita secara emosional saat menghadapi pelanggan yang marah sudah harus diubah karena tidak memecahkan masalah.

Tindakan yang paling penting ialah dengarkan keluh kesah mereka, walaupun itu sangat emosional dan membuat kita hampir kehilangan kendali. Saat pelanggan telah melepaskan segala amarah dan keluh kesahnya, biasanya mereka akan mulai mampu untuk tenang, menguasai diri dan berpikir lebih jernih. Pada saat-saat seperti itulah, Anda mulai bisa mengajak berdiskusi lebih rasional.

Berempatilah kepada pelanggan dengan bertanya
Tanyakan dengan nada lembut dan bersahabat kepada pelanggan tentang rincian permasalahan yang ingin mereka kemukakan. Rumus who, when, why, where, what dan how berlaku di sini. Dengan menunjukkan empati kepada pelanggan, kita juga membuat mereka merasa lebih nyaman dan jauh lebih terbuka dibanding jika kita menanggapi dengan dingin, kaku, dan tanpa empati. Penting juga untuk mencatat dengan sungguh-sungguh apa saja hal yang menjadi poin penting dalam uraian pelanggan.

Tindak lanjut
Tindak lanjuti apa yang sudah dilakukan sebelumnya misalnya dengan mengirimkan sebuah kartu ucapan terima kasih kepada pelanggan yang telah bersedia bersusah payah menemui atau menghubungi kita untuk memberitahukan masalahnya. Untuk lebih memberikan kesan dekat dan hangat, tulislah kartu ucapan itu dengan tulisan tangan, bukan diketik atau diprint dengan komputer. Atau alternatif lain ialah dengan mengirimkan email. Namun tentu saja email akan terkesan lebih kaku dan dingin, tetapi itu tetap lebih baik daripada tidak menindaklanjuti sama sekali.

adaptasi oleh: diana ernawati | editor: sugiyono

Spread the love

Leave a Reply